Waarom een e-mail marketing systeem aanschaffen?

AVG 

Eigen excel lijstjes bijhouden en evt doorsturen mag niet vanuit AVG oogpunt. Contacten moeten netjes kunnen 'opt-innen' (aanmelden voor een lijst) en ook zelf kunnen "opt-outten" (= uitschrijven). Dat kan d.m.v. een email systeem als ActiveCampaign. 

Foutgevoeligheid

Bij handmatig mailen, bijhouden vanuit excel lijstjes kans op menselijke fouten. Contacten worden niet of dubbel gemaild. Vooral bij bijv. herinneringen, extra mail naar mensen die mail niet hebben geopend, duidelijkheid wie wel / niet heeft aangemeld voor event. 

Dan heb ik het nog niet over andere verrijkingen van een contact zoals dieet wensen bij aanbieden lunch bijv. Of wie doet welke workshop op dag van evenement. Wel / niet parkeerplaats nodig. En daarop wijzigingen in de loop van het aanmeld traject.

Met een email systeem hou je dit centraal en automatisch bij, voorkom je fouten en is de lijst altijd actueel. Je kan dit contacten namelijk prima zelf laten aangeven, zodat het systeem dit vanzelf verwerkt. Zonder dat er een menselijk handelen tussen hoeft te zitten. 

Extra tijd en werk

Handmatig bijhouden en versturen vanuit de meest actuele lijst kost onnodig extra werk. Hieronder verder voorbeelden waar dat onnodige werk in zit. Handmatig bijhouden en versturen vanuit de meest actuele lijst kost onnodig extra tijd. Een email systeem bespaart je tijd. 'Set and forget'. Een keer goed instellen en daarna loopt het vanzelf. 

Overdraagbaarheid 

Als lijsten bij 1 persoon liggen, is een mailing of uitnodigingstraject sterk afhankelijk van die persoon. Is deze ziek of verhinderd, dan ligt het proces stil. Gaat deze persoon zaken overdragen, dan ben je onrechtmatig bezig (zie AVG) en is de kans op fouten groot. Wanneer je een email systeem gebruikt wordt alles centraal beheerd en voorkom je deze problemen.

Werving

Voor een wervings- of uitnodigingstraject is het cruciaal dat je precies kan bijhouden wat de behoefte is van een contact zodat je hier op kan inspringen. Handmatig gaat je dit niet lukken en hierdoor mis je aanmeldingen of nieuwe inschrijvingen. Hieronder een aantal redenen: 

Een uitnodigingstraject bestaat bijv ook minimaal 5 mails. Gaat je dit handmatig lukken om in te plannen? Denk bijvoorbeeld aan de eerste mail: daarvan opent gemiddeld de helft niet de mail. Die wil je automatisch na een week bijv.  een reminder sturen; dat kun je handmatig nooit bijhouden. Zo wil je ook die andere 4 mails en eventueel daarmee samenhangende reminders automatisch versturen. 

Ook wil je vooraf deelnemers alvast 'opwarmen' voor het event; een techniek om de no-show te verlagen. Op basis van interesse of aanmelding voor een bepaalde workshop, kun je bijvoorbeeld alvast waardevolle content sturen die hen prikkelt. Of een vraag stellen over wat zij uit de workshop willen halen. Al deze interesses ophalen en bijhouden, is handmatig erg lastig. Met grote  kans op fouten.  

Krijgen aanmelders nu meteen bevestigingsmail bij aanmelden? Handmatig zul je dan 24/7 je mail moeten bekijken en beantwoorden. Stuur je niet meteen een bevestiging, dan creëer je stress bij je contact ("Ben ik nu wel of niet aangemeld? ") en extra werk. Gaan deelnemers misschien extra bellen of mailen.

Follow-up

Dan is een email systeem nog eens ideaal om het belangrijkste aspect van een evenement te ondersteunen: de follow-up. Duurt het nu langer dan 1 dag voordat mensen een follow-up ontvangen? Dan ben je ze weer kwijt. Een event is namelijk geen doel, maar een middel voor het bouwen van een relatie. De volgende dag moeten deelnemers bijvoorbeeld toegang krijgen tot foto's, presentaties, of andere waardevolle content op basis van hun interesses of behoeftes. Op die manier hou je langer vast. Kun je ze vervolg acties laten doen. 

Alles in het kader van het nog sterker maken van de relatie. Handmatig is dit niet bij te houden. Laat staan dat je op basis hiervan allemaal verschillende follow-up versies moet maken. Stel het een keer goed in, en het loopt automatisch.

Amateuristisch

Kortom, houtje touwtje e-mailen past niet bij een professionele organisatie om alle redenen zoals hierboven genoemd.