Evenement organiseren

Ga je een evenement, online bijeenkomst, webinar of grote Teams meeting organiseren en vraag je jezelf het volgende af? Hoe kan ik:

• Sneller en makkelijker bezoekers voor mijn evenement / congres / bijeenkomst / sessie/ training / workshop / open dag / voorstelling werven en beheren?
• Een evenement organiseren, maar dan met meer rust in hoofd?
• Stoppen met dat geklooi met verschillende Excel lijsten en zoeken naar mailtjes en personen in Outlook? Om bij te houden wie jouw uitnodigingsmail heeft geopend of zijn aanmelding heeft bevestigd. (Voor 10 mensen lukt dat misschien wel om handmatig bij te houden, maar als het er meer worden, dan is dat toch niet te doen. Of wel?)
• En hoe zorg ik eigenlijk dat mensen zich gaan aanmelden? Of wat als ik bepaalde doelstellingen heb met mijn evenement. Hoe zorg ik dat ik die behaal?

Genoeg vragen die je waarschijnlijk hebt als je aan het begin staat van de organisatie van een evenement. Of misschien ben je wel een ervaren event organisator en is een evenement organiseren an sich niet het probleem. Maar ben je op zoek naar een super efficiënte manier om je bezoekers beter en makkelijker te werven en beheren.

Die manier is er!

En ik bedoel niet de verschillende aanmeldtools, waarmee je mensen snel via een pagina kan laten aanmelden, inchecken of zelfs kan laten betalen. Als je die al gebruikt kun je die zeker ernaast blijven gebruiken. En als je deze nog niet gebruikt, dan heb je deze wellicht niet eens meer nodig.

Gebruik hiervoor het beste e-mail automation systeem van dit moment. Niet alleen sneller en gerichter emails sturen met automatische follow-ups, maar ook nog eens ideaal om al je contacten hierin te beheren. 

Automatiseer en personaliseer

Het allereerste inzicht dat ik je wel geven, is namelijk: automatiseer het hele uitnodiging- en follow-up traject. Dit bespaart je niet alleen heel veel tijd en frustratie door geklooi met verschillende lijsten en gezoek in je mailbox. Het zorgt er ook voor dat je een veel beter overzicht hebt van je bezoekers.

Tegelijkertijd maak je het voor jouw contacten veel prettiger, omdat dexe niet allemaal dezelfde massa mails krijgen. Je kan vantevoren exact instellen wie welke email rijgt in welke fase van zijn/haar aanmelding.

Bijvoorbeeld:

Heeft iemand je uitnodigingsmail niet geopend, dan kun je instellen dat deze automatisch de uitnodiging nog een keer krijg na een bepaalde periode. Hiermee verhoog je jouw open rate. En worden uitnodigingen veel beter gelezen.

Een vergelijkbare strategie kun je toepassen als iemand je uitnodiging wel heeft geopend, maar zich niet heeft aangemeld. Dan hoef je niet die hele uitnodiging opnieuw te sturen. Maar alleen een reminder om aan te melden. Hiermee verhoog je jouw click through rate. En dus je aanmeldingen / inschrijvingen / ticket verkoop.

Het verschil van deze aanpak met een 'iedereen een paar keer dezelfde mails sturen' , is dat je mensen op basis van hun gedrag en behoefte bedient met de informatie die ze op dat moment nodig hebben. Hiermee is het acceptatie niveau hoger en dat zal zich ook doorvertalen in het het aantal aanmeldingen voor je evenement.

Daarbij gaat je dit ontzettend veel tijd en frustratie schelen. Probeer dit maar eens bij te houden in verschillende excel lijsten en te versturen vanuit Outlook.

5 Mail sequence

Dan een ander inzicht: Hoe ziet je uitnodigingstraject er nu uit?  Een uitnodingsmail en dan een bevestigingsmail. Misschien vooraf gegaan met een flyer die mensen in de handen drukt? Zoiets?

Of doe je dat toch wat uitgebreider? Dan wil ik je kennis laten maken met de '5 mail sequence'. Dat zijn ze de 5 emails die je minimaal moet sturen om bezoekers te werven. In het kort de e-mail formule die je kan aanhouden:

1. Save The Date
2. Uitnodiging
3. Reminder
4. Laatste kans
5. Tot morgen

Follow-up

Wist je dat het bij een evenement niet om het evenement zelf draait?

Nou denk je waarschijnlijk "Waar heb jij het over?" Maar wat ik bedoel is dat een evenement slechts een middel is om een bepaald doel te bereiken. En dat doel wordt nog weleens vergeten.

Herken je dat?

Dat je zo druk bent met de programmering, het organiseren van sprekers, locatie, geluid, fotograaf en wat al niet meer. Dat je helemaal vergeet om vantevoren een follow-up in te bouwen. Want elk evenement heeft een doel. En het evenement zelf is slechts een middel.

Ja, ook congressen, concerten, workshops of voorstellingen!

Want misschien denk je nu "Bij een congres komen mensen voor inhoudelijk kennis + netwerken en zodra ze dat krijgen, is het doel toch bereikt met het congres?" Of "Bij een concert komen mensen toch gewoon om muziek te luisteren. Doel behaald, toch?"

Weet je het zeker?

Wil je niet dat bezoekers van je congres bepaalde kennis meenemen of in gaan zetten. Zich meer verbonden voelen met jouw organisatie of bedrijf. Of bijvoorbeeld aan de slag gaan met een bepaald programma dat jij aanbiedt. Of wellicht van de partners die het congres hebben mogelijk gemaakt. Wil je niet dat bezoekers zich nog een andere keer voor een congres aanmelden of voor een vergelijkbaar evenement maar dan met een ander thema?

Of wil je niet dat muziekliefhebbers vaker in je poppodium komen? Of als artiest, wil je niet dat ze veel meer verbonden met je raken. Online via social media of door het afspelen van je nummers op Spotify, offline door vaker naar jouw concerten te komen?

Is dat niet je doel? En zou het niet geweldig zijn als je dat vantevoren bedenkt. Het dan een keer goed inricht, zodat je er daarna niet meer naar hoeft om te kijken, terwijl het je wel bakken met extra omzet / fans / engagement / ... [ vul in ] ... oplevert?

Helaas wordt dit vaak vergeten.

Ga next level organiseren

Kortom, wil je sneller en meer bezoekers voor jouw evenement werven en beheren. Stop dan met dat geklooi met Excel en BCC mailtjes. En zet je uitnodigingstraject nu in een keer goed op door middel van email automation.

Dit werkt voor zowel gratis als betaalde evenementen. Het verschil bij betaalde evenementen is echter nog wel dat je er een betaal flow tussen hebt zitten, maar je marketing is compleet hetzelfde. En dus kun je met gerust hart dezelfde email automation aanhouden.

Denk je nu "Hoe moet ik hiermee beginnen?"

No worries, ik ga je hierbij helpen. Bekijk op deze pagina alvast welk systeem je hiervan moet gebruiken. Je kan er gratis mee beginnen. En heb je hulp nodig, aarzel dan niet om contact met me op te nemen. Dat kan via dezelfde pagina.